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電子帳簿保存法対応 電帳.DX

電帳.DXはシステムと連携し簡単に電子保存できる!

電子帳簿保存法改正と電帳.DX

2022年1月、電子帳簿保存法の改正が施行されました。この改正では、電子保存の要件などの規制緩和を行なわれる一方で、電子取引を行った書類の電子保存が義務化され(*)、違反した場合には青色申告の承認取り消されるという措置も盛り込まれています。規模にかかわりなく、事業を行うすべての企業および個人事業主が対象です。

ブロードリーフの電帳.DXでは、電子取引を行った契約書、請求書、見積書、領収書などの取引関係書類(電子帳票)の電子保存が簡単にできます。また、手書き書類をスキャナで保存したPDFなどのファイルの電子保存にも対応しています。

(*)「電子取引の電子保存の義務化」については2年間の猶予期間が設けられています。

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電子帳簿保存法改正で何が変わるのか?

電子取引した取引関係書類の電子保存が義務化

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電子データとして保存する際の要件や、電子取引したデータ保存の方法などについて定めています。

これまでは、作成した帳簿や書類、紙で受け取った書類については紙の状態で保存することができ、 インターネットやメールで取引したデータも出力して紙で保存していれば保存要件を満たしていました。
しかし、令和4年1月1日からは、電子取引した取引関係書類の電子保存が義務化され、紙での保存はできなくなりました(2年間の猶予措置あり)。電子取引以外の帳簿書類については、これまでと同じように紙での保存もでき、要件を満たせばデータ保存またはスキャナでPDFファイルなどに電子化して保存することができるようになっています。

電子帳簿保存法改正のポイント

電子帳簿保存法改正では、経済社会のDX(デジタルトランスフォーメーション)が進む中、より一層のペーパーレス化促進のため、電子保存の要件を緩和しています。

 

事前承認の廃止

これまで国税関係帳簿・書類の電子データ保存・スキャナ保存を行う場合、税務署の事前承認を受ける必要がありましたが、改正後は不要になりました。

 

タイムスタンプ要件緩和

領収書などを受領後3営業日以内に自署してスキャナで読み取り、タイムスタンプの付与を行う必要がありましたが、今回の改正で最長約2か月に延長され、自署も不要に。
※訂正や削除の履歴を残すこと、または訂正や削除ができないシステムに保存すればタイムスタンプ付与が不要。

 

適正事務処理要件廃止

スキャナ保存の場合、不正防止目的のために相互チェックや原本による定期検査が求められ、検査完了まで原本の保管が必要でした。しかし、今回の改正では、この相互チェックや定期検査の要件が廃止。スキャナ保存後にすぐ原本を破棄できるようになりました。


電子保存が義務化される電子取引について

電子取引とは、電子メールやインターネット取引、EDI取引等の電磁的な取引で、ダウンロードするクレジットカードの利用明細やメールによる請求書等のことです。電子保存が義務化される電子取引では、タイムスタンプを付して保存されたデータが改ざんされていないことを指す「真実性の確保」と、保存されたデータのうち日付・取引金額・取引先を検索・表示できる「可視性の確保」の保存要件を満たさなければなりません。

もし規制に対応したソリューションを利用しない場合・・・

電子帳簿保存法の定める要件を満たすためには法規制に対応したソリューションが必要です。このソリューションに対応したソリューションを利用しない場合、企業規模にかかわらず、下記の対応が必要です。

  • 取引情報のデータに規則性を持ったファイル名を付ける
  • 訂正や削除に関する事務処理規定を設けて備え付ける
  • 電子取引データを授受する方法に併せて改ざん防止措置を行なう
  • 「取引先名称」や「登録月」など規則性を持ったフォルダに分類して保存する
  • 一定以上の検索機能を持つ表計算ソフト等により、連番、取引年月日、取引金額、取引情報等の一覧表を作成する
  • 検索した時に整然とした形式かつ明瞭な状態で速やかに出力できる格納先を設定する

今回の法改正に対応するためには上記のような作業プロセスが求められます。ソリューションなしにこれを行うには多くの時間と手間がかかり、現実的とは言えません。ブロードリーフの電帳.DXでは、電子データをAIなどを使って簡単に、負担なく電子保存し、保存先からいつでも検索・閲覧ができます。

電帳.DXの特長

電帳.DXはシステムと連携し、簡単に電子帳票の保存を実現!

電子帳簿保存法改正に対応したブロードリーフの電帳.DXは、弊社の各システムと連携し*、作成した電子帳票が自動登録されて簡単に電子保存できます。法律で定められている複雑な要件を意識することなく、従来の業務フローからスムーズに保存できます。
*弊社の各システムとの連携は順次対応予定です。

 

保存・登録を簡単に

電子帳票の保存・登録を法規制に沿った、最少のステップで実現します。
 

システム連携で正確に保存

弊社システムと連携しているので帳票発行時に自動的に電帳.DXへ仮登録されます。さらに取引先が電帳.DXの場合は、受領した電子データは100%正確に取り込むことができます。
※弊社各システムとの連携は順次対応予定
 

検索・閲覧も明瞭に

任意の相手先、日時で即座に検索・閲覧できます。修正履歴も自動付与されます。

電帳.DXの機能

保存・登録を最少ステップで実現

国税関係書類の電子保存の流れ

電帳.DXでは電子帳簿の登録から保存まで最少のステップで実現しています。とくに、弊社システムを通じて電子帳票の発行をされる場合は、同時に電帳.DXに自動的に登録されるので、ほとんど法律の要件を意識することはありません。電子取引を通じて受領した帳票類や紙からスキャン保存したPDFの場合でも、それぞれの状態に応じた簡単な操作で電帳.DXに仮登録ができます。

電帳.DXの流れ *上記図内のワークフロー機能は今後搭載予定

国税関係の書類は、電子化された状態(電子帳票)で電帳.DXに仮登録します。仮登録の方法は以下の通りです。

  1. 自動登録される(弊社システムをご利用の場合)
    システムから電子帳票を発行すると同時に自動登録されます。
  2. デスクトップの指定フォルダにデータファイルを置く
    対象となる電子帳票を指定フォルダにドラッグ&ドロップすると自動登録されます。
  3. 保存したいファイルをアップロードする
    クラウドを保存先に設定するとブラウザからアップロードで自動登録されます。
  4. 電帳.DX宛てにメールする
    メールに添付された電子帳票は電帳.DX宛てに転送することで保存されます。
 一貫してコンピューターで作成された電子帳票の場合
一貫してコンピューターで作成された電子帳票の場合、上記の方法で電帳.DXに仮登録します。その後、確認・承認後に電子保存されます。なお、弊社システムで作成された帳票は自動的に仮登録されます。
 電子取引によって受領した電子帳票の場合
電子メール、webサイト、EDIなどの電子取引によって受領した電子帳票は受領の状態に応じて上記の方法で電帳.DXに仮登録します。
 手書きで作成したり、紙で受領した場合
作成および受領した紙の書類はスキャナで読み取り、PDFなどに変換して上記の方法で電帳.DXに仮登録します。

検索・閲覧も明瞭に

電子保存されたデータは保存の必須要件である検索・閲覧・タイムスタンプに対応しているので安心です。 タイムスタンプは、システムが自動で付与します。また、任意の相手先、日時で即座に検索・閲覧できます。 さらに、データの改変履歴も自動で付与され、電子保存の要件をクリアしています。

電帳.DXで早めの準備、早めの対策がお得!

2022年1月の電子帳簿保存法改正では、電子取引の電子保存義務化に2年の猶予期間が設けられています。しかし、すぐに始めれば、様々なメリットを享受できます!

  • 国税帳簿関係書類の保存に関連するコストを削減できます。印刷する紙類やトナーの費用、発送費、倉庫保管費、人件費等のコストを削減できます。
  • 印刷作業、書類の発送作業、書類を探す手間などが省け、経理業務の効率化を図れます。
  • 帳票類が電子化されることで在宅ワークが進めやすくなります。
  • 電子保存を通じて、組織のDXをさらに推し進めることができます。
  • 帳票類の不正改ざんを防止でき、組織としてのコンプライアンス強化につながります。
  • 人の手による書類の紛失を防ぎ、火災や災害などによる消失のリスクを減らすことができます。
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