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関谷機工株式会社 様 [機工メイトⅡ 導入事例]

履歴検索で受発注の迅速化を実現
導入後3カ月で効果を実感できる

 「販売管理システムに求めるのは、機械工具業界特有の商習慣に対応できるかどうかに尽きる」と関谷社長は強調する。機械工具業界は商品点数が膨大で価格改訂も頻繁。さらに仕入先や顧客ごとに支払い条件、提出する伝票の様式が異なる。
 「機工メイトⅡ」は、全国の機械工具業者で組織される全日本機械工具商連合会(全機工連)が推奨する唯一の販売管理システム。多くの機械工具業者の声を反映したパッケージで「商品データベースの充実度や売上、仕入同時計上機能など使い勝手は抜群」。
 関谷機工は今年3月、「機工メイトⅡ」を15台導入、履歴検索機能を活用した受発注処理のスピードアップや伝票入力の工数削減などに活用している。

商品の約8割はリピート品
導入後3カ月で履歴を活用した迅速な受注対応を実現

関谷機工株式会社 代表取締役社長 関谷 隆雄氏  機械工具の販売店に寄せられる注文のうち「全体の約8割は以前に注文を頂いたリピート品」(関谷社長)。そのため、過去に受注した商品の型番や価格、仕入先などといった履歴情報をいかに活用するかが販売店の業務には重要となる。
 しかし過去の履歴を探すにしても、売上伝票を一枚一枚めくりながら探すのは一苦労、自社で履歴用のデータベースを作成するのも骨が折れる。
 そこで「機工メイトⅡ」の履歴検索機能を使うと「注文を受けた商品が、いつどこから仕入れたのか、お客様にいくらで販売したのかがすぐにわかる」。
 また、「機工メイトⅡ」では過去の売上、仕入れ伝票に入力したデータをそのまま活用できる。そのため「機工メイトⅡを3か月程度使用すれば、リピート品の注文履歴が蓄積される。その後は、履歴を活用するだけで済むため、受発注や伝票入力の効率がグンと上がる」。

「机の中に仕入れ伝票が埋もれていた・・・」
うっかりミスも防ぐ売上、仕入の同時計上機能

 注文を受けた際に発行する売上、仕入れ伝票は通常、別々に入力する。毎日多く寄せられる注文に対して伝票を記入する労力は相当なものになる。しかしその時「記入したはずの仕入れ伝票が見当たらず、散々探した末に机の中で他の書類に紛れ込んでいるということも、残念ながらよくある」と関谷社長は笑う。
 「機工メイトⅡ」は、売上を入力すると同時に仕入れに計上でき、伝票はデータとして保存したうえで発行するため「伝票の記入漏れや紛失がなくなり、入力に費やしていた作業時間が大幅に削減できた」という。
 さらに、仕入れた商品が確実に売れたかどうかも確認できるため、「今後は、在庫管理などにも活用していきたい」と関谷社長は言う。

機械工具業者の声を反映した唯一のソフト
抜群の使いやすさ

 かつて関谷機工では、独自のシステムを製作し使用していたが「システムの製作先に、まず業界のことを教えることから始めなくてはならず、打ち合わせに相当な時間を費やした。その結果、改善されない部分が残るなど不満点も多かった」と当時を振り返る。

 関谷社長は現在、全機工連の内部組織「機工メイト推進委員会」で副委員長を務めている。同委員会は定期的に会合を開き、「多くの機械工具業者の実際の業務内容をもとにした意見や要望を機工メイトⅡに提案している」という。

 最後に関谷社長は「機工メイトⅡ」を評して次のように語った。「機工メイトⅡは機械工具業者の声を反映した唯一の販売管理システムだと思う。お客様から寄せられる様々な要望に応えられる仕組みがあらかじめ用意されており、個別のカスタマイズはほとんど不要。すべての機械工具業者がそのまま活用できる内容になっていると思う」。

関谷機工様も導入した「機工メイトⅡ」システムの主な機能

  • 機械工具業界特有の商習慣に対応できる販売管理システム
  • 多くの機械工具業者の声を反映したパッケージで「商品データベースの充実度、出力できる伝票の種類が豊富で使い勝手は抜群」
  • 履歴検索を活用した受注処理がスピードアップし、受発注や伝票入力の効率がアップ
  • 売上入力をすると、同時に仕入に計上、伝票発行ができるため、伝票入力に費やしていた作業時間が大幅に削減

導入効果

  • 営業マンが売上、仕入れなどの伝票発行を自分でするようになり、過去の売上などデータに基づいた効率的な営業が可能になった。
  • 伝票入力の手間を大幅に削減、伝票管理や売上、仕入管理が効率的になった。

今後の課題

  • 在庫管理や受発注にも『機工メイトⅡ』を活用し、余剰在庫の削減に取り組みたい。
ユーザープロファイル

関谷機工株式会社
【設立】1949年4月
【本社】東京都墨田区
【事業内容】
切削工具、工作用周辺機器、計測機器など機械工具の卸・小売。工作機械の販売。専用機、治具などの別注制作
関谷機工株式会社様
導入システム

機械工具商向けシステム
「機工メイトⅡ」 
機工メイト画面キャプチャ

※導入事例の記載内容は、取材当時のものです。